Alkukesästä ostoavustajana aloittaneen työntekijän epäillään kirjautuneen itsenäisesti ainakin työnantajansa sisäiseen puhelinluetteloon sekä ERP- ja matkalaskujärjestelmään.
”Juuri matkalaskuista koko vyyhti alkoi purkautua”, kertoo tietosuoja-alalla toimivan espoolaisyrityksen tietohallinto-, laatu-, turvallisuus-, talous- ja henkilöstöjohtaja (CIQSFHRO) Sini-Lisamaria Töppönen-Karlsson (S-LT-K).
Yrityksen matkalaskureskontrasta oli otettu yhteyttä johtoryhmään heinäkuun lopussa.
”Matkalaskut olivat teknisesti täysin virheettömästi täytettyjä, mikä oli jo peruste epäillä jotain outoa”, Töppönen-Karlsson valottaa.
”Ohjeiden mukaan tehtyihin matkalaskuihin tarvitaan yleensä 3-5 korjauskierrosta, jonka jälkeen matkalaskun tekijöistä noin puolet heittää homman sikseen”.
Töppönen-Karlsson tähdentää matkalaskuprosessilla olevan yrityksen tulokseen merkittävä positiivinen vaikutus sekä epäsuorasti työmatkojen välttämisen että suoraan päivärahojen ja kilometrikorvausten pienenemisen kautta.
”Toimintamme on myös linjassa kansallisen tuottavuusloikan kanssa, joten kyse ei ole pikkuasiasta.”
Matkalaskun liitteet
paljastivat väärinkäytöksen
Teko tuli ilmi, koska työntekijä oli systemaattisesti jättänyt matkalaskun liitteistä pois skannatun kotimaan matkasuunnitelman, jossa tulee olla esimiehen esimiehen hyväksyntä sinisellä kuulakynällä. Tekijä ei mitä ilmeisimmin ollut onnistunut löytämään yrityksen virallista matkaohjesääntöä.
Asiasta kuultaessa ostoavustaja oli vedonnut siihen, että välttämättä tarvitsi kyseisiä järjestelmiä työssään eikä hänelle ollut järjestetty perehdytystä. Töppönen-Karlsson pitää tarveperustetta periaatteessa paikkansa pitävänä, mutta väitettä vahvasti liioittelevana perehdytyksen osalta.
“Työntekijän olisi tullut noudattaa laatujärjestelmässämme kuvattua henkilöstöprosessin perehdytyssuunnitelmaa ja sen osana tietohallinnon valtuutus- ja hyväksyntästruktuuria saadakseen asianmukaiset oikeudet. Jos työntekijä olisi perehtynyt ohjeisiin huolellisesti, hän olisi voinut havaita, että seuraava uusien työntekijöiden perehdytys- ja indoktrinaatiokurssi pidetään syyskuun lopussa ja näin ollen hänen olisi tullut odottaa vuoroaan.”
Lieventävänä asiana Töppönen-Karlsson pitää sitä, että tosiasiallisesti työntekijä ei voinut päästä käsiksi edellä mainittuun ohjeistukseen, koska hänellä ei vielä ollut pääsyä yrityksen järjestelmiin. Kuitenkin, itsenäisesti järjestelmiin tunkeuduttuaan olisi hänellä ollut mahdollisuus löytää ohjeistus ja toimia sen mukaisesti eli jäädä odottamaan.
Ainekset uuteen
vientituoteinnovaatioon
Töppönen-Karlsson pitää tapahtumaa ikävänä yrityksen toimialan ja maineen vuoksi, mutta uskoo työntekijän selviävän vakavalla puhuttelulla. Jotta vastaavilta ylilyönneiltä vältyttäisiin jatkossa, Töppönen-Karlsson aikoo ehdottaa siirtymistä moniosaisiin itsejäljentäviin paperilomakkeisiin, joiden päällimmäinen kappale täytetään mekaanisella kirjoituskoneella.
“Tällä ratkaisulla vältetään myös teknisesti edistykselliset hakkeroinnit, kuten akustiset ja elektromagneettiset salakuuntelutekniikat.”
Ehdotuksessaan yrityksen hallitukselle Töppönen-Karlsson tähdentääkin lomakestrategian muutoksen kansainvälistä myyntipotentiaalia ja tuoretta avausinnovaatioluonnetta tietoturvarintamalla.
“Jokainen ongelma on myös mahdollisuus tai jotain”, Töppönen-Karlsson toteaa.
Teksti: Jalmari Aalto, maakuntakirjeenvaihtaja
Hyvä ihminen,
